Compliance

Sistemul de avertizare de integritate și regulile de procedură ale Fuchs Condimente RO S.R.L.  (descarca versiunea in limba romana)

Whistleblower system and rules of procedure of Fuchs Condimente RO S.R.L.  (download English version)

Fuchs Condimente RO S.R.L. (denumită în continuare „Societatea”) se angajează să adere la conformitate. Conformitatea înseamnă respectarea legislației, a legii și a regulilor interne ale Fuchs Condimente RO S.R.L. și crearea unor structuri care să garanteze că Fuchs Condimente RO S.R.L., conducerea și toți angajații săi se pot comporta în mod legal.

Această Procedură este concepută pentru a ajuta angajații Fuchs Condimente RO S.R.L., inclusiv partenerii temporari, contractanții și personalul ocazional, care consideră că au observat un comportament care îi îngrijorează sau care ar putea reprezenta încălcări ale legii. Sistemul de denunțare a neregulilor, certificat ISO 27001 www.safewhistle.info, face parte din sistemul de conformitate și din cultura de conformitate a Fuchs Condimente RO S.R.L.

În plus, prezenta Procedură stabilește modalitatea de primire, înregistrare, examinare, luare de măsuri subsecvente și soluționare a rapoartelor privind încălcările legii care au avut loc sau pot avea loc în cadrul Fuchs Condimente RO S.R.L., drepturile și obligațiile avertizorilor de integritate în interes public (denumiți în continuare „avertizori”), măsurile de protecție a acestora, precum și obligațiile Fuchs Condimente RO S.R.L. care decurg din Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.

Prin „avertizare” sau „raportare” se înțelege dezvăluirea de către un angajat sau de către o altă persoană a unor suspiciuni privind încălcarea legii în cadrul unei organizații.

Care este cadrul legal?

  1. Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public;
  2. Legea nr. 363/2018 privind protecția persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal de către autoritățile competente în scopul prevenirii, descoperirii, cercetării, urmăririi penale și combaterii infracțiunilor sau al executării pedepselor, măsurilor educative și de siguranță, precum și privind libera circulație a acestor date;
  3. Hotărârea Guvernului, nr. 1269/2021 privind aprobarea Strategiei naționale anticorupție 2021-2025 și a documentelor aferente acesteia;
  4. Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
  5. Regulamentul Intern al societății Fuchs Condimente RO S.R.L.

De ce a numit Fuchs Condimente RO S.R.L. o persoană externă responsabilă pentru avertizări de integritate?

Informațiile dvs. ne ajută să contracarăm din timp încălcările legislației în vigoare sau ale directivelor interne ale Fuchs Condimente RO S.R.L. și să evităm daunele aduse angajaților noștri, partenerilor de afaceri, terților și, de asemenea, Fuchs Condimente RO S.R.L. Din acest motiv, Fuchs Condimente RO S.R.L. a desemnat  persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate, doamna Iulia Baron-Rezeanu, avocat, la care angajații, partenerii de afaceri și terții se pot adresa ca persoană de contact externă, independentă și imparțială, dacă au indicii că au avut loc încălcări ale legislației aplicabile sau ale reglementărilor interne ale Fuchs Condimente RO S.R.L..

Ce avertizori sunt protejați?

Orice avertizorilor care acționează cu bună-credință are dreptul de a furniza informații. Avertizorii care acționează cu bună-credință se încadrează în domeniul de protecție al prezentului Regulament de procedură. Se consideră că există bună-credință dacă avertizorul presupune, în momentul raportării, că informațiile pe care le-a furnizat sunt adevărate.

Ce personal este implicat în procedură?

  1. a) Managerul Fuchs Condimente RO S.R.L.
  2. b) avertizorul;
  3. c) persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate – responsabil cu primirea, înregistrarea, examinarea, luarea de măsuri de urmărire și soluționarea rapoartelor, acționând în mod imparțial și fiind independent în exercitarea acestor atribuții, se supune relației privilegiate avocat-client și garantează anonimatul avertizorului;
  4. d) persoana externă responsabilă și mijloacele de raportare sunt aduse la cunoștința fiecărui angajat prin afișare pe site-ul web al organizației și prin afișare la sediu într-un loc vizibil și accesibil.

Ce încălcări ale legii sunt relevante?

Toate încălcările legislației aplicabile sunt relevante, în special în ceea ce privește:

– achiziții publice; servicii, produse și piețe financiare, precum și prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului; siguranța și conformitatea produselor; siguranța transporturilor; protecția mediului; protecția radiologică și siguranța nucleară; siguranța alimentelor și a hranei pentru animale, sănătatea și bunăstarea animalelor; sănătatea publică; protecția consumatorilor; protecția vieții private și a datelor cu caracter personal, precum și securitatea rețelelor și a sistemelor informatice;

– încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, astfel cum sunt menționate la articolul 325 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene și detaliate în măsurile relevante ale Uniunii Europene;

– încălcări legate de piața internă, menționate la articolul 26 alineatul (2) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurență și de ajutoare de stat, precum și încălcări legate de piața internă privind actele care încalcă normele privind impozitarea societăților sau mecanismele care vizează obținerea unui avantaj fiscal care contravine obiectivului sau scopului legislației aplicabile în materie de impozitare a societăților, care constituie abateri disciplinare, contravenții sau infracțiuni sau care contravin obiectivului sau scopului legii.

Mai exact, fapte care pot face obiectul unui avertisment de integritate:

(a) infracțiuni de corupție, infracțiuni asimilate infracțiunilor de corupție, infracțiuni direct legate de infracțiuni de corupție;

(b) infracțiuni de fals și infracțiuni legate de sau în legătură cu serviciul;

(c) infracțiuni împotriva intereselor financiare ale Comunității Europene;

(d) tratamentul sau practicile preferențiale sau discriminatorii în exercitarea atribuțiilor oficiale;

(e) încălcarea dispozițiilor privind incompatibilitățile și conflictele de interese;

(f) utilizarea abuzivă a resurselor materiale sau umane;

  1. g) partizanatul politic în exercitarea prerogativelor funcției, cu excepția persoanelor alese sau numite politic;
  2. h) încălcări ale legii privind accesul la informații și transparența decizională;
  3. i) încălcarea prevederilor legale privind achizițiile publice și finanțarea nerambursabilă;
  4. j) incompetența sau neglijența în funcție;
  5. k) evaluarea necorespunzătoare a personalului în procesul de recrutare, selecție, promovare, retrogradare și concediere;
  6. l) încălcări ale procedurilor administrative sau instituirea unor proceduri interne care nu sunt conforme cu legea;
  7. m) emiterea de acte administrative sau de altă natură care servesc interese de grup sau clientelare;
  8. n) administrarea defectuoasă sau gestionarea frauduloasă a bunurilor publice și private ale autorităților sau instituțiilor publice;
  9. o) încălcarea altor prevederi legale, care impun respectarea principiului bunei administrări și a celui al protecției interesului public.

Totuși, pot fi raportate și încălcările regulamentelor interne ale Fuchs Condimente RO S.R.L.

Pe de altă parte, dacă aveți o întrebare cu privire la comanda dvs., doriți să vă reclamați un un produs, sunteți nemulțumit de performanțele noastre sau de serviciile noastre, sau aveți orice alte îngrijorări, atunci vă rugăm să utilizați opțiunile noastre obișnuite de contact: office@nullfuchs.ro

Acest document nu se referă la nicio reclamație legată de angajare. Soluțiile la problemele legate de locul de muncă sau orice alte probleme care nu sunt acoperite de acest document trebuie căutate prin intermediul departamentului de resurse umane al Fuchs Condimente RO S.R.L.

De asemenea, acest document nu se aplică nici plângerilor legate de produse sau servicii sau plângerilor privind calitatea nesatisfăcătoare.

Cum pot furniza informații?

Raportarea faptelor considerate încălcări ale legii trebuie privită ca o responsabilitate profesională. În cazul în care un angajat suspectează că au avut loc, sunt în curs de desfășurare sau sunt iminente încălcări ale legii care ar putea afecta interesele Fuchs Condimente RO S.R.L., acesta este obligat să acționeze imediat în conformitate cu această Procedură, beneficiind de protecție împotriva discriminării sau represaliilor.

Persoanele care raportează încălcări ale legii care au avut loc sau este posibil să aibă loc în cadrul Fuchs Condimente RO S.R.L. au la dispoziție următoarele metode de raportare:

  1. a) Canale interne – în cadrul Fuchs Condimente RO S.R.L.;
  2. b) Canale externe – Agenția Națională de Integritate, precum și alte entități publice care, conform unor prevederi legale speciale, primesc și soluționează sesizările privind încălcări ale legii în domeniul lor de competență;
  3. c) Dezvăluirea publică – mass-media, organizații profesionale, organizații sindicale sau patronale, organizații neguvernamentale, comisii parlamentare etc.
  4. d) Registrul de evidență a sesizărilor – document care conține data primirii sesizării, numele și datele de contact ale avertizorului, obiectul sesizării și modul în care a fost soluționată.

În cadrul Fuchs Condimente RO S.R.L., raportarea faptelor care constituie încălcări ale legii se face în principal prin intermediul canalelor interne de raportare existente.

Cu toate acestea, un avertizor care raportează încălcări ale legii poate alege între canalul de raportare intern și canalul de raportare extern.

CANALELE INTERNE:

Înainte de a furniza informațiile, vă rugăm să verificați cu atenție dacă declarațiile pe care le faceți sunt corecte în ceea ce privește conținutul lor. În special, nu trebuie să furnizați nicio informație despre care știți că este falsă. Persoanele afectate de investigarea unui raport au dreptul la un tratament echitabil pe parcursul investigației. Acest lucru include o evaluare imparțială și obiectivă a faptelor relevante, protejarea împotriva discriminării și protecția datelor cu caracter personal, astfel cum prevăd reglementările legale aplicabile.

Raportul scris, în format electronic, trebuie să includă cel puțin următoarele elemente:

  1. a) Numele, prenumele și datele de contact ale avertizorului, inclusiv adresa de e-mail;
  2. b) Contextul profesional în care au fost obținute informațiile;
  3. c) Persoana în cauză, dacă este cunoscută;
  4. d) Descrierea faptei susceptibile de a constitui o încălcare a legii în cadrul Fuchs Condimente RO S.R.L.;
  5. e) Prezentarea datelor sau a indiciilor care susțin presupusa încălcare a legii în cadrul Fuchs Condimente RO S.R.L.;
  6. f) Data;
  7. g) Semnătura.

Persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate este, de asemenea, interesată să i se comunice ce alte persoane – care nu sunt implicate în procesele specifice – au cunoștință de acest lucru și dacă există documente (de exemplu, e-mailuri, fotografii) referitoare la acest lucru.

Persoanele care raportează trebuie să aibă motive întemeiate pentru a crede că problema care urmează să fie raportată se referă la unul sau mai multe dintre domeniile acoperite de acest document.

Este posibil să se raporteze chestiuni trecute, actuale sau probabil viitoare.

Nu există nicio cerință ca un raport să fie însoțit de dovezi justificative complete. Dezvăluirile trebuie să fie făcute doar cu bună-credință, având în vedere circumstanțele existente la momentul dezvăluirii.

În cazul în care există îndoieli cu privire la necesitatea de a raporta o suspiciune, este recomandabil să discutați problema cu un superior sau cu o altă persoană cu funcție de conducere în care se poate avea încredere și care nu este implicată în niciun fel în această problemă.

Este important să nu împărtășiți nicio informație despre eventualele suspiciuni cu nimeni implicat în chestiune sau cu o terță parte, în afară de persoana de la care se solicită consiliere confidențială.

Orice persoană care raportează o chestiune care nu intră în sfera de aplicare a legislației privind protecția avertizorilor de integritate va fi informată despre acest lucru fără întârzieri nejustificate.

De asemenea, vă rugăm să informați persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate despre modul în care vă poate contacta în cazul unor întrebări.

Ce costuri sunt asociate cu furnizarea de informații?

Furnizarea de informații nu implică niciun cost pentru avertizor.

Ce trebuie să fac dacă nu sunt sigur că a fost comisă o infracțiune relevantă?

Dacă nu sunteți sigur, vă rugăm să folosiți expresii precum „cred că…” sau „cred că este posibil…”.

În cazul în care există incertitudini cu privire la prezentare, evaluare și/sau procedură, puteți discuta în prealabil – chiar și în mod anonim – și gratuit cu persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate.

Trebuie să îmi dezvălui identitatea atunci când furnizez informații?

Avertizorii pot alege, de asemenea, să își prezinte rapoartele în mod anonim. În cazul în care avertizorul își dezvăluie identitatea, Fuchs Condimente RO S.R.L. nu o va dezvălui, fără consimțământul explicit al avertizorului, niciunei alte persoane decât persoanele competente autorizate să investigheze rapoartele. Avertizorii pot conveni cu persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate cu privire la modul în care pot fi contactați în cazul unor întrebări, dacă avertizorul dorește să rămână anonim. Nu pot fi comunicate informații false, chiar și în cazul unui raport anonim.

Cum este protejată identitatea avertizorului?

Avertizorii pot cere persoanei externe responsabile pentru avertizări de integritate să le protejeze identitatea și să nu dezvăluie Fuchs Condimente RO S.R.L. identitatea lor sau orice alte informații care permit să se tragă concluzii cu privire la identitatea lor.

În calitate de avocat, persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate este obligată să respecte secretul profesional și nu poate dezvălui identitatea unui avertizor cunoscut de acesta unor terțe părți fără a se expune la răspundere penală. Persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate a luat măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja informațiile pe care le primește, astfel încât terții să nu poată avea acces la acestea.

În niciun caz persoana (persoanele) acuzată (acuzate) în raportul avertizorului nu poate (pot) obține informații despre identitatea avertizorului, astfel încât identitatea dumneavoastră, în calitate de avertizor, va fi păstrată confidențială, inclusiv datele dumneavoastră personale. Accesul la raportul de avertizare și la părțile implicate se acordă unui număr limitat de persoane autorizate la nivel intern să conducă ancheta. De asemenea, în funcție de evoluția investigației, datele dumneavoastră personale pot fi dezvăluite autorităților judiciare competente.

De asemenea, informațiile transmise de către persoana externa responsabila pentru avertizări de integritate către Fuchs Condimente RO S.R.L. sunt tratate în mod confidențial și protejate în acest sens. Fuchs Condimente RO S.R.L. se asigură, din punct de vedere organizațional, că numai persoanele care sunt responsabile de procesarea rapoartelor pot avea acces la rapoarte și la documentele transmise împreună cu acestea.

Fără consimțământul persoanei care furnizează informațiile, identitatea persoanei care furnizează informațiile și circumstanțele care permit să se tragă concluzii cu privire la identitatea persoanei care furnizează informațiile nu pot fi transmise, nici măcar în timpul prelucrării interne a informațiilor în cadrul Fuchs Condimente RO S.R.L.

Ce se întâmplă în caz de utilizare abuzivă?

În cazul utilizării abuzive (dacă avertizorul face o declarație falsă în mod rău intenționat) a procedurii de avertizare a neregulilor, avertizorul ar putea fi expus unor măsuri disciplinare sau altor răspunderi legale (penale, civile etc.).

Același lucru este valabil și pentru orice alte informații din care ar putea fi dedusă identitatea persoanelor care raportează (cu excepția cazului în care acest lucru este cerut de lege, cum ar fi în legătură cu o anchetă a autorităților de aplicare a legii sau în cadrul unor proceduri judiciare).

Este absolută protecția confidențialității identității?

Nu, nu este.

Persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate, precum și ceilalți angajați responsabili de înregistrarea, soluționarea și investigarea rapoartelor, au obligația profesională de a păstra confidențialitatea datelor persoanei care raportează, cu excepția cazurilor în care avertizorul își dă consimțământul explicit sau atunci când legea o cere, cu respectarea condițiilor și limitelor prevăzute de aceasta.

Obligația de a păstra confidențialitatea nu se aplică în cazul în care avertizorul și-a dezvăluit în mod intenționat identitatea în contextul unei dezvăluiri publice. În plus, de protecția confidențialității se bucură doar acele persoane care acționează cu bună-credință, adică cele care nu transmit intenționat sau din neglijență gravă informații false.

În cele din urmă, nici persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate, nici Fuchs Condimente RO S.R.L. nu sunt protejate împotriva sechestrului, adică, în cazul unei anchete oficiale, autoritățile pot confisca documentele care dezvăluie identitatea persoanei care a furnizat informațiile.

Prin urmare, avertizorii care se tem că identitatea lor va deveni cunoscută sunt sfătuiți să transmită un raport anonim. Chiar și în cazul unui raport anonim, nu pot fi transmise informații false.

Și în acest caz, dacă nu sunteți sigur, vă rugăm să folosiți expresii precum „Cred că…”, „Cred că este posibil…” sau „S-ar putea ca…”.

Trebuie să mă tem de dezavantaje profesionale dacă dau informații?

Nu, discriminarea profesională și represaliile împotriva avertizorilor de integritate sunt strict interzise.

Orice formă de represalii împotriva avertizorilor în interes public, amenințările cu represalii sau tentativele de represalii sunt strict interzise, în special cele care privesc:

  1. a) Orice suspendare a contractului individual de muncă sau a raportului de serviciu;
  2. b) Concedierea sau încetarea contractului de muncă;
  3. c) Modificarea contractului de muncă sau a raportului de serviciu;
  4. d) Reducerea salariului și modificarea programului de lucru;
  5. e) Retrogradarea sau împiedicarea promovării profesionale și a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanțelor profesionale individuale sau recomandări negative pentru activitățile profesionale întreprinse;
  6. f) Impunerea oricăror alte sancțiuni disciplinare;
  7. g) Coerciția, intimidarea, hărțuirea;
  8. h) Discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
  9. i) Refuzul de a transforma un contract de muncă pe durată determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul avea așteptări legitime de a i se oferi un post permanent;
  10. j) Refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe durată determinată sau încetarea prematură a unui astfel de contract;
  11. k) Cauzarea de prejudicii, inclusiv reputației persoanei în cauză, în special pe platformele de comunicare socială, sau de pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii de oportunități de afaceri și a pierderii de venituri;
  12. l) Includerea pe o listă negativă sau într-o bază de date negativă, bazată pe un acord sectorial sau la nivelul întregii industrii, formală sau informală, care poate implica faptul că persoana în cauză nu va găsi un viitor loc de muncă în sectorul sau industria respectivă;
  13. m) rezilierea extrajudiciară unilaterală a unui contract de bunuri sau servicii fără a îndeplini condițiile pentru o astfel de reziliere;
  14. n) Revocarea unei licențe sau a unui permis;
  15. o) Solicitarea unei evaluări psihiatrice sau medicale.

Care este poziția persoanei externe responsabile pentru avertizări de integritate?

Persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate nu este un organism de arbitraj pentru litigii. Relația de client există doar între Fuchs Condimente RO S.R.L. și persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate. Cu toate acestea, persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate acționează în mod imparțial și nu este obligat de instrucțiunile Fuchs Condimente RO S.R.L.

Ce se întâmplă cu informațiile?

Persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate vă va raporta în termen de maximum 7 zile calendaristice de la primirea sesizării că informațiile au fost primite. Persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate clarifică împreună cu avertizorul faptele cazului și ce așteptări are avertizorul în ceea ce privește posibilele măsuri preventive sau de remediere și verifică dacă informația intră în sfera de aplicare a procedurii de reclamații.

Etape procedurale.

Pe scurt, etapele procedurale sunt următoarele:

– Transmiterea raportului către persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate;

– Înregistrarea raportului în registrul de evidență;

– Transmiterea raportului către conducerea organizației;

– Declanșarea investigației;

– Redirecționarea raportului către alte instituții competente, dacă este cazul;

– Soluționarea raportului;

– Informarea avertizorului;

  1. Raportarea este transmisă de către avertizor către persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate.

Responsabil: Avertizorul

  1. Persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate transmite raportarea către managerul Fuchs Condimente RO S.R.L.

Responsabil: Persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate

  1. Persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate trimite confirmarea de primire a raportării către avertizor în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.
  2. Managerul Fuchs Condimente RO S.R.L. transmite raportul spre soluționare după cum urmează:

– către comisia de disciplină, în cazul în care este semnalată o abatere susceptibilă de a fi o abatere administrativă sau disciplinară;

– autorităților competente, dacă se raportează o încălcare de natură contravențională sau penală.

Responsabil: Managerul Fuchs Condimente RO S.R.L.

  1. Comisia de anchetă examinează raportul, convoacă persoana indicată în plângere și transmite soluția conducătorului organizației

Responsabil: Directorul general al Comisiei de investigare a plângerilor: Președintele Comisiei de anchetă

  1. Managerul Fuchs Condimente RO S.R.L. dispune soluția și o transmite departamentului de resurse umane sau persoanei desemnate.

Responsabil: Managerul Fuchs Condimente RO S.R.L.

  1. Departamentul de resurse umane înaintează decizia aprobată persoanei care a făcut-o.

Responsabil: Departamentul de resurse umane

  1. Persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate informează avertizorul despre modul în care trebuie să trateze sesizarea.

Responsabil: Persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate.

Clasarea raportării interne

 Raportarea se clasează atunci când:

  1. nu conține cel puțin elementele menționate în prezenta procedură, iar persoana desemnată a solicitat completarea acestuia în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită;
  2. raportul este prezentat în mod anonim și nu conține suficiente informații privind încălcări ale legii pentru a permite examinarea și soluționarea raportului, iar persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate a solicitat completarea raportului în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită.

În cazul în care, în opinia persoanei externe responsabile pentru avertizări de integritate, nu există nicio încălcare relevantă, acesta va motiva acest lucru persoanei care a făcut raportarea. Pe de altă parte, în cazul în care pare posibilă o încălcare relevantă, persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate decide, împreună cu conducerea Fuchs Condimente RO S.R.L., dacă este necesar, cum să trateze această informație. În cazul în care există motive suficient de concrete de suspiciune de încălcare a legii sau a politicilor, acestea sunt investigate la nivel intern pentru a clarifica și remedia posibilele abateri. De regulă, acest lucru se face, de asemenea, în mod confidențial și discret, pentru a proteja interesele avertizorului și ale persoanelor afectate de rapoarte. Avertizoul va primi un feedback din partea persoanei externe responsabile pentru avertizări de integritate, în termen de cel mult trei luni de la depunerea raportului, cu privire la identificarea sau nu a încălcării semnalate. Dacă este cazul, încălcarea va fi remediată. Se ține cont de așteptările avertizorului care a făcut raportarea. Dacă, în opinia sa, măsurile de remediere luate nu sunt suficiente, avertizorul este încurajat să raporteze acest fapt.

Cum o pot contacta pe persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate?

 Puteți contacta persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate prin e-mail, pe platforma special desemnată.

Datele de contact ale persoanei externe responsabile pentru avertizări de integritate sunt următoarele:

E-mail: fcr.compliance@nullroedl.com

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE A DATELOR PRIVIND RAPORTARILE

Acest document explică modul în care Fuchs Condimente RO S.R.L., în calitate de operator de date, prelucrează datele cu caracter personal ale avertizorilor, în conformitate cu cadrul legal aplicabil în materie de confidențialitate a datelor.

Ce tipuri de date cu caracter personal prelucrăm?

– numele, prenumele, dacă sunt furnizate;

– datele de contact, dacă sunt furnizate;

– numărul de telefon, în cazul în care se utilizează o astfel de modalitate de comunicare;

– vocea, în cazul în care se utilizează comunicarea prin telefon;

– informații cu caracter personal privind implicarea dumneavoastră în activitățile sau situațiile descrise în comunicările de raportare;

– adresa IP;

– locația geografică;

– tipul și versiunea browser-ului, sistemul de operare, perioada de accesare a internetului și modalitățile de navigare.

Care sunt scopurile prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal?

– păstrarea dovezilor privind comunicarea (comunicările) dumneavoastră, în calitate de avertizor, în legătură cu Fuchs Condimente RO S.R.L., astfel încât să permită investigarea internă a detaliilor din comunicarea (comunicările) dumneavoastră;

– proceduri disciplinare

– proceduri judiciare.

Datele dumneavoastră personale sunt transferate sau divulgate?

În niciun caz, persoana (persoanele) acuzată (e) în sesizarea avertizorului nu poate (pot) obține informații despre identitatea avertizorului, astfel că identitatea dumneavoastră, în calitate de avertizor, va fi păstrată confidențială, inclusiv datele dumneavoastră personale. Accesul la raportul de avertizare și la părțile implicate se acordă unui număr limitat de persoane autorizate pe plan intern să desfășoare ancheta.

De asemenea, în funcție de evoluția investigației, datele dumneavoastră personale pot fi dezvăluite autorităților judiciare competente. Pentru a asigura o gestionare eficientă, precum și o investigare transparentă și obiectivă a informațiilor furnizate de dumneavoastră, în calitate de avertizor, aceste informații, împreună cu datele dumneavoastră cu caracter personal, vor fi dezvăluite partenerului nostru, persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate În acest caz, acționează în calitate de operator de date cu caracter personal, iar persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate acționează în calitate de operator de date cu caracter personal. Cu toate acestea, persoana externă responsabilă pentru avertizări de integritate poate fi un operator de date cu caracter personal independent, atunci când (i) cunoaște detaliile avertizorului, dar nu le dezvăluie clientului la cererea avertizorului sau (ii) redactează un raport astfel încât să protejeze identitatea avertizorului.

Care sunt drepturile dumneavoastră în calitate de persoană vizată, în conformitate cu cerințele legislației privind confidențialitatea datelor?

– Dreptul de a fi informat – dreptul de a fi informat, în momentul în care datele cu caracter personal sunt colectate, cu privire la datele prelucrate și la scopurile aferente ale prelucrării;

– Dreptul de acces – dreptul de a obține din partea operatorului confirmarea faptului că datele cu caracter personal referitoare la o persoană vizată sunt sau nu sunt prelucrate și, în acest caz, accesul la datele cu caracter personal și la următoarele informații: scopurile prelucrării; categoriile de date cu caracter personal vizate; destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost sau le vor fi divulgate datele cu caracter personal; perioada preconizată pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă nu este posibil, criteriile utilizate pentru a determina această perioadă; existența dreptului de a solicita operatorului rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal referitoare la persoana vizată sau de a se opune unei astfel de prelucrări; dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere; în cazul în care datele cu caracter personal nu sunt colectate de la persoana vizată, orice informații disponibile cu privire la sursa acestora; existența unui proces decizional automatizat, inclusiv crearea de profiluri.

– Dreptul la rectificare – dreptul de a obține de la operator, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte referitoare la persoana vizată.

– Dreptul la ștergere sau dreptul de a fi uitat – dreptul de a obține de la operator ștergerea datelor cu caracter personal privind persoana vizată, fără întârzieri nejustificate, iar operatorul are obligația de a șterge datele cu caracter personal fără întârzieri nejustificate în cazul în care: datele nu mai sunt necesare în raport cu scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate în alt mod; persoana vizată își retrage consimțământul și nu există niciun alt temei legal pentru prelucrare; persoana vizată se opune prelucrării și nu există motive legitime și imperative pentru prelucrare sau persoana vizată se opune prelucrării în scopuri de marketing direct; datele cu caracter personal au fost prelucrate în mod ilegal; datele trebuie șterse pentru a respecta o obligație legală din legislația Uniunii sau a unui stat membru la care este supus operatorul.

– Dreptul la restricționarea prelucrării – dreptul de a obține din partea operatorului restricționarea prelucrării în cazul în care: exactitatea datelor este contestată de persoana vizată, pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor cu caracter personal; prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ștergerii datelor cu caracter personal și solicită în schimb restricționarea utilizării acestora; operatorul nu mai are nevoie de date în scopul prelucrării, dar acestea sunt solicitate de persoana vizată pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; persoana vizată s-a opus prelucrării, până la verificarea dacă motivele legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei vizate.

– Dreptul la portabilitatea datelor – dreptul de a primi datele cu caracter personal privind subiectul datelor, pe care acesta le-a furnizat unui operator, într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat, și dreptul de a transmite aceste date unui alt operator, fără a fi împiedicat de operatorul căruia i-au fost furnizate datele cu caracter personal, în cazul în care: prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe un contract și este efectuată prin mijloace automatizate.

– Dreptul de opoziție – dreptul de a se opune, din motive legate de situația sa particulară, în orice moment, prelucrării datelor cu caracter personal care îl privesc, în cazul în care prelucrarea este necesară pentru (i) îndeplinirea unei sarcini de interes public sau în exercitarea autorității publice cu care este învestit operatorul, (ii) sau în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță, cu excepția cazului în care interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate prevalează asupra intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protecția datelor cu caracter personal, în special în cazul în care persoana vizată este un copil, inclusiv crearea de profiluri pe baza acestor dispoziții.

– Drepturi în legătură cu luarea automată a deciziilor și crearea de profiluri – Persoana vizată are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice în ceea ce o privește sau care o afectează în mod similar în mod semnificativ.

Cât timp stocăm datele dvs. personale?

În conformitate cu principiul minimizării datelor, informațiile dvs. personale nu vor fi stocate pentru o perioadă mai lungă decât este necesar, având în vedere scopul prelucrării. De exemplu, datele cu caracter personal nu vor fi prelucrate ulterior, dacă:

– datele nu sunt relevante pentru acuzații;

– cazul nu intră în domeniul de aplicare al procedurii de raportare, caz în care datele vor fi fie șterse, fie transmise către canalul corespunzător.

Fuchs Condimente RO S.R.L. prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu cadrul legal privind confidențialitatea datelor, asigurând măsuri de securitate adecvate, păstrând confidențialitatea și integritatea, inclusiv în cazul în care folosim procesatori de date în prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

În cazul în care aveți orice întrebare cu privire la modul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, doriți să adresați o solicitare privind exercitarea drepturilor dumneavoastră în temeiul legislației privind confidențialitatea datelor sau intenționați să depuneți o plângere, vă rugăm să ne contactați la adresa str. Nordului, nr. 41-43, Curtea deArges, cod postal 115300 sau să ne trimiteți un e-mail la dpo@nullfuchs.ro.